Quels sont les équipements nécessaires pour une réunion ?

Selon une étude réalisée par l’IFOP, les cadres français assistent en moyenne à 3,5 réunions par semaine. Ce chiffre souligne toute l’importance de rentabiliser le temps investi. À cette fin, il est nécessaire de choisir des espaces adaptés et bien équipés. Explications.

Choix de la pièce et stratégie d’agencement

Une pièce adaptée

Organiser des réunions dans des espaces dédiés assure la réussite de ces dernières. Trois éléments doivent être considérés : l’emplacement, la taille et la luminosité. La salle idéale doit être bien éclairée, située dans un endroit calme et dimensionné par rapport au nombre de participants.

L’agencement au service de la collaboration

Dans une salle de réunion bien agencée, privilégiez les tables modulables. Elles permettent de facilement transformer votre espace pour s’adapter à divers formats :

• En cercle pour une discussion ouverte ;
• En U pour les présentations ;
• En rangées pour les formations.

Pensez également à soigneusement choisir vos chaises. Plus elles sont confortables, plus les participants restent concentrés et engagés.

Technologies et équipements de communication

Le vidéoprojecteur

Le vidéoprojecteur est un équipement de réunion utile pour capter l’attention de grands groupes d’individus. Il projette les images en grande taille sans diminuer leur lisibilité.

La pieuvre téléphonique

Pour les réunions en distancielle, animées par un groupe plus restreint de collaborateurs, optez pour une pieuvre téléphonique. Son haut-parleur et ses micros sont conçus pour capter et diffuser l’audio à 360°.

Les logiciels de réunion en ligne

En plus de l’équipement de réunion classique, mettez à disposition des participants les logiciels Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Ces outils favorisent la collaboration grâce à leurs fonctionnalités :

• Partage d’écran ;
• Messagerie instantanée ;
• Traduction automatique ;
• Transcription en temps réel ;
• Arrière-plans virtuels ;
• Possibilité d’enregistrer les sessions.

Connexion internet et prises électriques

Un débit suffisant

Une connexion internet performante est un équipement de réunion à part entière. Elle assure une bonne qualité d’image et de son lors des visioconférences. Bénéficier d’une bonne bande passante facilite aussi le partage de documents. Un prérequis important pour les logiciels de réunion en ligne.

Des prises bien réparties

Les appareils doivent rester chargés et opérationnels tout au long de la réunion. Prévoyez donc plus de prises que le nombre d’appareils estimés. Attention toutefois à les situer de manière conforme aux normes de sécurité. Dans le cas contraire, elles pourraient causer des chutes. Pour une salle de réunion fonctionnelle et sécurisée, considérez les trois emplacements suivants :

• Murs : installez des prises sur chaque mur de votre salle de réunion garanti une accessibilité facile, peu importe l’agencement des sièges ;
• Sol : les prises au sol permettent d’alimenter les équipements au centre de la salle. Cela évite l’usage de rallonges qui traversent la pièce ;
• Table de conférence : intégrez des prises directement dans la table de conférence pour faciliter le branchement des ordinateurs portables et autres appareils.

Pour une salle de réunion favorisant la collaboration, optez pour une pièce lumineuse, calme et bien dimensionnée. En matière d’équipement de réunion, mettez en place un vidéoprojecteur, une pieuvre téléphonique et des logiciels collaboratifs en ligne. Ces équipements nécessitent une connexion internet performante et des prises électriques bien réparties.