Conduite de réunion en entreprise : comment s’y prendre ?

Ce n’est pas toujours facile de conduire une réunion et cela ne s’improvise pas. Pour avoir des participants actifs et aboutir à un résultat, vous devez maîtriser tous les rouages de la tenue d’une réunion. Il y a un certain nombre d’étapes à respecter pour réussir votre réunion. Nous vous proposons donc de découvrir dans ce qui suit comment vous y prendre.

La phase des préparatifs

Une réunion d’entreprise a des objectifs bien précis et généralement pour trouver des solutions à des problèmes. Si c’est juste pour partager des informations, c’est mieux d’envoyer des e-mails. Ce sera donc une véritable perte de temps. Il faut aussi bien choisir le lieu où va se tenir votre réunion et il y a des lieux spécifiques pour les évènements d’entreprise. Sur le site spotlag.com, vous avez le choix entre plusieurs lieux en fonction du type d’événement à organiser.

Avant la tenue de la réunion, vous devez déterminer l’ordre du jour à partager avec les participants à l’avance aussi. Il est nécessaire aussi de limiter les participants à cette réunion. N’invitez pas les personnes qui ne sont pas concernées par les questions abordées. Cela permet d’avoir une participation active et avancer rapidement dans la réunion.

Vous devez définir le format de la réunion pour faciliter le pilotage de cette dernière. Il y a par exemple la réunion de revue où les participants donnent des solutions aux problèmes abordés. Vous avez aussi la réunion de résolution de problème dont l’objectif est de trouver une solution. L’objectif de la réunion est donc mis en évidence.

Il est essentiel de choisir le style d’animation que vous allez faire durant la réunion. Il ne faut pas confondre avec le format de la réunion, mais il s’agit vraiment de l’intervention de celui qui conduit la réunion. Vous pouvez vous placer comme facilitateur pour les participants échanger librement, coordinateur en laissant les participants échanger sur un sujet précis. Certaines fois, il est nécessaire d’être directif et de laisser peu d’espace pour les participants.

Le déroulé de la réunion

Lorsque le jour « J » arrive, il est important de commencer la réunion à l’heure. La politesse est aussi une marque de respect aux participants en les saluant et les remerciant pour leur présence. Vous devez aussi faire le tour de table pour permettre à tous de se connaître si c’est nécessaire. Ensuite, il faut rappeler l’ordre du jour et les objectifs à atteindre. Rappelez aussi le rôle de chacun et fixez les rôles. Il arrive que durant la réunion des hors sujets soient soulevés, mais tout aussi importants et doivent être discutés même pour un temps.

Vous devez commencer le débat tout en permettant à chacun de s’exprimer et d’essayer d’éviter les hors sujets. Il faut vous assurer que la réunion avance dans le bon rythme et respecte le délai. À la fin de la réunion, il est nécessaire d’arriver à une conclusion et convenir des résolutions à prendre. N’oubliez pas non plus d’éditer le procès-verbal de la réunion et assigner une personne spéciale pour cela.