Progiciel ERP : votre entreprise en a-t-elle besoin ?

Dans le cadre de la mise en œuvre d’une nouvelle solution d’entreprise ou du remplacement d’un système désuet, le choix d’un ERP est une phase essentielle qui a un impact direct sur la réussite du projet. En effet, un système qui ne répond pas à vos besoins réels constitue un frein à l’exploitation du plein potentiel du nouvel outil et à l’obtention des résultats souhaités. La mise en œuvre d’un ERP est un projet à long terme qui requiert un soutien et des conseils tout au long de son cycle de vie. Voici un guide qui vous permettra de définir vos besoins et de choisir un ERP adapté à vos objectifs.

Comment estimer les besoins de votre entreprise ?

Les entreprises qui mettent en œuvre un système ERP ont de nombreuses raisons de le faire : la réduction des coûts de production, l’amélioration de la productivité, l’augmentation des ventes, une meilleure connaissance des clients… Prenez le temps de définir les objectifs à atteindre et la manière dont la solution s’intégrera dans votre stratégie d’entreprise. Après avoir clairement déterminé votre vision et vos objectifs, il vous sera plus facile de choisir une solution ERP adaptée à vos besoins.

Nous vous conseillons aussi de documenter les processus clés. Qu’il s’agisse d’améliorer les processus de vente ou la comptabilité, vous devez documenter les processus à améliorer avec une solution ERP. De ce fait, vous aurez la certitude de n’oublier aucune étape et pourrez choisir l’application qui offre les fonctionnalités nécessaires.

La cartographie des processus est d’ailleurs une bonne option pour documenter les méthodes de travail et identifier les améliorations potentielles. Une fois le cahier des charges élaboré, cette phase d’estimation des besoins est achevée. Le document servira de cadre au projet et de moyen de communication avec le prestataire de services. Des informations complémentaires sur le cahier des charges ERP sont à découvrir en cliquant ici, comme le montre ce site en détaillant les étapes de la mise en place.

Vers qui se tourner pour en savoir plus sur l’intégration d’un ERP ?

Pour réussir l’intégration de votre solution ERP, vous pouvez vous tourner vers un éditeur spécialisé d’ERP ou un intégrateur.

L’intégrateur est un prestataire de services qui intervient dans le déploiement et l’intégration de la solution ERP. Son rôle est de conseiller sur les options de configuration, de développement et d’optimisation de l’outil pour répondre aux besoins. Une fois le cahier des charges établi, cet expert vous encadre tout au long du processus d’intégration afin que le système réponde aux besoins de votre entreprise.

L’éditeur est le spécialiste qui conçoit des solutions ERP et qui maîtrise l’outil à intégrer dans l’entreprise. Grâce à sa connaissance du cycle de vie du projet, il accompagne l’utilisation des solutions ERP et répond rapidement aux besoins particuliers des entreprises. En travaillant avec cet expert, vous disposez d’un interlocuteur unique possédant diverses compétences : vente, conseil, support, maintenance et R&D.

Quelles seront les étapes à respecter pour mettre en place un ERP ?

Voici les étapes à suivre pour la mise en place d’un ERP.

La mise en production

Après le choix de la solution ERP, vous aurez besoin du soutien d’un intégrateur. Implanter un système ERP revient à intégrer le logiciel. Celui-ci doit être mis en production progressivement avec le système d’information en place. Pour accompagner les différentes phases, l’infrastructure est d’abord mise à jour et les données sont migrées vers une base de données unique.

Configuration et tests

Une fois l’installation de l’ERP terminée, vous ne devez pas négliger le paramétrage et les différents essais. La configuration doit se faire par des spécialistes qui comprennent votre activité et votre métier.

Chaque logiciel ERP a des particularités. Afin d’optimiser l’efficacité, une compréhension approfondie des aspects techniques est nécessaire. Copier des procédures internes sur un nouvel ERP peut être une option contre-productive.

Après la phase de configuration, une phase de test est requise, avec une collecte des avis des utilisateurs. Sur la base de ces informations, des changements et/ou des corrections pourront être apportés au logiciel.

Après la mise en place ?

Le logiciel ERP continue d’évoluer après sa mise en place. La formation des utilisateurs est indispensable pour s’assurer que l’outil est bien intégré et utilisé correctement. Avec une durée de vie moyenne estimée à 10 ans, l’ERP subira des évolutions et des ajouts de fonctionnalités au fil du temps.

Mises à jour de l’ERP

Les nouvelles versions de la solution ERP et les mises à jour correctives et évolutives sont fournies par l’initiateur ou l’intégrateur. Cela permet de maintenir le système performant et de disposer de nouvelles fonctionnalités. Après quelques mois d’utilisation, comparez les résultats de votre ERP avec les objectifs formulés au début du projet.

L’intégration de progiciels ERP nécessite le suivi d’un certain nombre d’étapes. L’important est d’appliquer la méthodologie appropriée et adaptée à l’entreprise afin d’obtenir des résultats optimaux. En revanche, une mauvaise gestion, un manque de compétences et une organisation insuffisante peuvent entraîner des pertes et un échec.