Facture acquittée : définition, conditions et modalités de délivrance

Dans le cadre des transactions entre entreprises, l'édition de certains documents administratifs, comptables et financiers est nécessaire. Ils permettent d'assurer la traçabilité des opérations. La facture acquittée est l'un de ces documents qui sont très récurrents dans le cadre des prestations entre entreprises. Le site Biig.fr vous donne une définition d'une facture acquittée et les modalités de délivrance.

Facture acquittée : de quoi s'agit-il ?

Pour cerner la définition d'une facture acquittée, il faut comprendre comment naît une facture ordinaire. Dans le cadre d'une opération classique entre entreprises, il revient au fournisseur de procéder à l'émission de la facture. À ce titre, il prévoit le numéro de la facture, sa date d'émission, les moyens et la date de paiement.

Lorsque le client reçoit la facture, il s'arrange pour payer sa dette. Après le règlement de celle-ci, il peut, à ce moment, demander à son fournisseur la délivrance d'une facture acquittée. Après s'être assuré du règlement effectif, le fournisseur de la prestation peut alors apposer la mention « facture acquittée ». Est-il contraint cependant de fournir ce document après la demande de son client ?

La délivrance de la facture acquittée est-elle une obligation ?

Document comptable, la facture n'est pas obligatoire. En effet, le client peut en faire la demande, mais le prestataire n'a aucune obligation de la délivrer. La seule obligation pour lui est de procéder à l'édition du document. L'apposition de la mention « facture acquittée » relève de sa volonté.

Il existe toutefois d'autres méthodes pour prouver qu'une facture a été réglée. La délivrance d'une attestation par un spécialiste du chiffre comme un expert-comptable est une solution très recommandée. Ce professionnel a la capacité d'attester une liste de dépenses réglées. Il est aussi possible pour le client de solliciter son commissaire aux comptes pour la certification d'un document comptable. Pour un chef d'entreprise qui n'a pas un expert-comptable, il peut produire des relevés de son compte bancaire qui font apparaître ses dépenses.

Facture acquittée : les obligations du fournisseur

En tant que document comptable, la facture acquittée doit contenir un certain nombre d'informations obligatoires. Quel que soit le moyen utilisé par votre client pour payer ce qu'il vous doit, elle doit faire figurer certaines mentions. De manière concrète, vous devez reprendre le document, puis y apposer :

• votre cachet commercial,
• la date et le moyen utilisé pour régler la dette,
• la signature de la société,
• la mention « facture acquittée ».

À titre d'exemple, la mention sur la facture peut se présenter de la manière suivante : « Facture acquittée le 27 mars 2022 par chèque n° 998 03278 139 du Crédit Agricole ».

Quand faut-il délivrer une facture acquittée ?

L'apposition de la mention « acquittée » est un acte qui engage la responsabilité du prestataire de services ou du vendeur. C'est une manière pour lui de reconnaître par écrit que son client a effectivement payé ce qu'il lui doit. Puisqu'il s'agit d'un document comptable, vous pouvez effectuer des vérifications approfondies avant de le délivrer.

Dans le cas contraire, cela pourrait vous être reproché. Selon l'article 1353 du Code civil, « celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation ». En termes plus clairs, lorsque vous apposez la mention de facture acquittée au mauvais moment, vous pouvez être poursuivi par l'institution qui a versé la subvention à votre client. En cas d'impayé, les conséquences sur le plan juridique pourraient être encore plus graves.

Quelle est la procédure d'obtention d'une facture acquittée ?

Si vous êtes une entreprise, et que vous avez recours aux prestations d'une autre société, vous pourrez avoir besoin de la facture acquittée à des fins comptables. Pour l'obtenir, il vous suffit d'en exprimer le besoin auprès de votre vendeur ou prestataire. Celui-ci se chargera de vous la délivrer après que vous ayez payé votre dette. La probabilité est faible que vous obteniez ce document si vous n'en faites pas la demande.

Dans certains domaines d'activité, les factures acquittées sont cependant très récurrentes. C'est le cas par exemple du secteur du bâtiment où les fournisseurs ont pris l'habitude de la faire délivrer automatiquement avant même que leurs clients n'en expriment le besoin. Ils veillent cependant au règlement des prestations en vérifiant leurs comptes bancaires. Il en est de même dans le domaine des marchés publics. Dans tous les cas, quel que soit votre domaine, faites la demande de façon express si vous avez besoin de ce document.